Kørebog og dokumentation: Sådan fører du korrekt log til skat

At føre en nøjagtig kørebog er afgørende, når du som privatperson eller selvstændig bruger din bil til både arbejds- og private formål. Skattemyndighederne stiller skrappe krav til dokumentation for at kunne skelne mellem erhvervsmæssig og privat kørsel, og en korrekt ført kørebog sikrer, at du får de fradrag, du har ret til, uden risiko for efterbetaling eller bøder.

Hvorfor kræver Skat en kørebog?

Skat anvender kørebogen til at afgøre, om dine kørselsfradrag og eventuelle befordringsgodtgørelser er berettigede. En præcis log hjælper med at:

• dokumentere erhvervsmæssig kørsel og adskille den fra privat kørsel,
• underbygge beregningen af fradrag for befordring mellem hjem og arbejde,
• sikre korrekt beskatning af firmabiler, herunder fri bil og privat benyttelse, samt
• forebygge potentielle uoverensstemmelser ved en eventuel kontrol.

Når oplysningerne er tilstrækkeligt detaljerede, kan Skat nemt følge dine kørselsmønstre og bekræfte, at de stemmer overens med det indberettede fradrag.

Hvad skal en kørebog indeholde?

For at Skat kan godkende en kørebog, skal den som minimum omfatte:

1. dato for kørslen,
2. start- og sluttidspunkt,
3. start- og slutadresse (eller kilometerstand),
4. formål med turen (erhverv eller privat),
5. antal kørte kilometer, samt
6. bilens nummerplade (hvis du fører log for flere biler).

Ved erhvervskørsel er det en god idé at notere kundenavn, projekt eller ordrenummer. Jo mere præcis beskrivelsen er, desto stærkere dokumentation får du.

Forskellen på erhvervsmæssig og privat kørsel

• Erhvervsmæssig kørsel dækker al kørsel, der er nødvendig for at udføre dit arbejde, fx kundebesøg, afhentning af varer eller deltagelse i møder uden for fast arbejdsplads.
• Privat kørsel omfatter alt andet, herunder kørsel til og fra arbejde, indkøb, fritidsaktiviteter og ferierejser.

Bemærk, at befordring mellem hjem og fast arbejdsplads normalt betragtes som privat, men giver adgang til befordringsfradrag. Det skal stadig fremgå særskilt i kørebogen.

Manuel vs. digital kørebog

Manuel kørebog

• Føres typisk i en notesbog eller på et regneark.
• Kræver disciplin og daglig opdatering.
• Større risiko for fejl eller manglende informationer.

Digital kørebog

• Bruger GPS eller app-baseret registrering.
• Automatisk logning af tid, rute og kilometerstand.
• Mulighed for at mærke ture som erhverv eller privat med få tryk.
• Lettere at gemme, eksportere og fremlægge ved kontrol.

Skat accepterer både manuelle og digitale kørebøger, men den digitale løsning er ofte mere nøjagtig og tidsbesparende. Samtidig reduceres risikoen for glemte eller forvekslede ture.

Sådan fører du en korrekt kørebog trin for trin

1. Vælg metode: Beslut, om du vil føre log manuelt eller digitalt. Bruger du bilen hyppigt i blandet regi, vil en app typisk lette arbejdet betydeligt.
2. Registrér alle ture løbende: Undgå at samle kvitteringer eller noter til weekenden. Jo hurtigere du opdaterer, desto mindre glemmer du.
3. Notér start- og slutkilometer: Skriver du analogt, så nedfæld kilometerstanden ved turens start og slut. Digitale løsninger gør dette automatisk.
4. Angiv formål klart: Skriv “kundebesøg – Jensen A/S” frem for blot “møde”. Detaljer giver troværdighed.
5. Kontrollér månedligt: Gennemgå dine registreringer en gang om måneden. Tjek for mangler, dubletter eller uklare formål.
6. Gem dokumentation: Opbevar kørebogen i minimum fem år, da Skat kan gå bagud i tiden ved en senere kontrol.

Ekstra krav ved elektronisk log

Hvis du anvender en GPS-baseret løsning, er det vigtigt, at systemet kan:

• låse oplysningerne, så de ikke kan manipuleres efter registrering,
• eksportere data i et almindeligt filformat (fx PDF eller Excel), samt
• dokumentere, hvem der har haft adgang til at ændre turene.

Overholder løsningen ikke disse krav, kan Skat afvise kørebogen og kræve manuel dokumentation.

Almindelige fejl og hvordan du undgår dem

• Manglende registrering af privat kørsel: Markér tydeligt, når en tur er privat, for at undgå mistanke om overdrevent fradrag.
• Afrundede kilometertal: Skriv præcist antal kilometer. Gentagne “25 km” eller “50 km” signalerer sjusk.
• Efterregistrering: Tilbagevirkende indtastninger øger risikoen for fejl. Væn dig til at logge straks.
• Ufuldstændig adresse: Skriv både start- og slutadresse eller brug GPS-data i appen. Kun bynavn er ikke nok.
• Manglende beskrivelse af formål: Vær specifik, især ved erhvervskørsel.

Konsekvenser ved mangelfuld dokumentation

Hvis Skat tilsidesætter din kørebog, kan det medføre:

• nægtelse af befordringsfradrag,
• efteropkrævning af skat og renter,
• bøde eller skærpede krav ved fremtidige kontroller, samt
• beskatning af fri bil, hvis privat kørsel ikke er dokumenteret korrekt.

En veldokumenteret kørebog er derfor ikke blot en administrativ øvelse, men en økonomisk nødvendighed.

Gode råd til at holde styr på dokumentationen

• Brug en fast rutine: Start altid bilen med at aktivere appen eller skrive i blokken.
• Tag billeder af kvitteringer: Brændstof- og servicekvitteringer kan understøtte kilometerstanden.
• Sæt påmindelser i kalenderen: Dedikér fem minutter dagligt til at ajourføre kørebogen.
• Udnyt integrationer: Mange kørebogsapps kan kobles til regnskabsprogrammer, så data glider direkte ind i bogføringen.
• Involver hele husstanden: Kører flere i bilen, skal alle kende proceduren for at mærke ture korrekt.

Kørebog ved delebiler og leasing

Leaser du bilen, eller deler du den med andre, gælder samme krav til dokumentation. Det er dog særligt vigtigt at:

• registrere, hvem der kørte hvornår,
• sikre, at alle brugere fører log efter samme standard, og
• koordinere, så der ikke opstår overlap i de erhvervsmæssige registreringer.

Er du firmabilsbruger, men betaler selv brændstof ved privat kørsel, bør kørebogen også anvendes til at dokumentere brændstofudgifter, da disse kan påvirke skattepligtige værdier.

Afsluttende overvejelser

En korrekt ført kørebog er dit bedste værn mod uforudsete skattekrav. Uanset om du foretrækker den klassiske notesbog eller en moderne GPS-app, er nøglen konsekvent og detaljeret registrering. Når dato, rute, formål og kilometerstand fremgår tydeligt, står du på sikker grund over for Skat og kan trygt udnytte de fradrag, loven giver adgang til.